○伊勢崎市文書管理規則
平成21年３月30日規則第17号
伊勢崎市文書管理規則
目次
第１章 総則（第１条―第５条）
第２章 文書の取扱い（第６条―第８条）
第３章 行政情報の整理、保管及び保存（第９条―第19条）
第４章 雑則（第20条・第21条）
附則
第１章 総則
（目的）
第１条 この規則は、文書の管理に関し基本的な事項を定めることにより、文書の適正な管理を確保し、もって事務の効率化及び最適化を図るとともに、本市における情報公開制度の適正かつ円滑な運用に資することを目的とする。
（定義）
第２条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(１) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画（写真及びマイクロフィルムを含む。）及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）をいう。
(２) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるもの（文書の体裁に関する書式情報を含むものに限る。）をいう。
(７) 文書管理システム 電子情報処理組織（市の機関等の使用に係る電子計算機を電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。）を使用して、行政情報の目録の管理、郵便料金の管理その他の文書管理に関する事務処理を行う仕組みであって、文書担当課長が管理するものをいう。
(８) 保管 行政情報の完結した日の属する年度及びその翌年度の間（第10条第１項本文の規定により定めた保存期間が１年未満である行政情報並びに同項第１号及び第２号に規定する行政情報にあっては、文書管理者が職務の遂行上必要があると認める期間とし、同項第３号に規定する行政情報にあっては、文書管理者が職務の遂行上必要があると認める期間及び当該期間の満了した日の属する年度の翌年度の間とする。以下「保管期間」という。）、執務室等において、第５条第１項第１号の文書管理者が当該行政情報を管理することをいう。
(９) 保存 行政情報の保管期間が経過した後、第10条第１項本文の規定により定めた保存期間が満了する日までの間、第16条第２項に規定する書庫において、文書担当課長が当該行政情報を管理することをいう。
(10) 歴史資料等 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として重要な文書をいう。
一部改正〔平成22年規則５号・24年21号・26年51号・27年15号・令和２年34号〕
（文書管理の原則）
第３条 事務は、原則として文書により処理しなければならない。
２ 市政の諸活動を市民に説明する責務を果たすためには文書を適正に管理することが重要であることを十分認識し、文書は、正確かつ迅速に取り扱うとともに、事務が能率的かつ適正に行われるように取り扱わなければならない。
３ 電子情報処理組織を利用する方法により文書を管理する場合にあっては、前２項の趣旨にのっとり、適正に管理するよう十分配慮しなければならない。
（文書担当課長の職務）
第４条 文書担当課長は、本市における文書の管理に関する事務を統括する。
（文書管理体制の整備）
第５条 文書の適正な維持管理を行うため、次に掲げるところにより、文書の適正管理に関する体制を整備しなければならない。
(１) 課に文書管理者を置き、当該課の長（以下「課長」という。）をもって充てる。
(２) 文書管理者の職務を補佐するため、課に文書管理主任を置き、所属職員の課長補佐及び係長の職にある者のうちから文書管理者が指定する者をもって充てる。
(３) 文書管理主任の職務を補佐するため、課に文書管理担当者を置き、所属職員（課長補佐及び係長の職にある者を除く。）のうちから文書管理者が指定する者をもって充てる。
(４) 前２号に規定する場合において、出先の施設及び室（以下「出先施設等」という。）を有する課又は課の所掌する事務が複雑な場合にあっては、当該出先施設等又は当該課の係ごとに文書管理主任及び文書管理担当者を置くことができる。
２ 前項に規定するもののほか、課における文書事務を統括するため、部及び支所（以下「部等」という。）に文書管理責任者を置き、部にあっては当該部の長（会計管理者を含む。以下「部長」という。）を、支所にあっては当該支所の長をもって充てる。
一部改正〔平成22年規則５号・令和２年34号・５年23号〕
第２章 文書の取扱い
（文書の収受等）
第６条 本庁及び出先の部等の庶務担当課において受領した文書（電磁的記録にあっては、電子文書に限る。）は、速やかに収受の手続を行わなければならない。課に直接到達した文書及び会議等で直接配布された文書についても、同様とする。
一部改正〔平成22年規則５号・24年21号・26年51号〕
（文書の作成）
第７条 事案の意思決定は、起案文書（事務担当者が事案処理の案として作成する文書をいう。以下同じ。）によるものとし、必要な部等又は課に回付した上で、決裁責任者又は専決権者の決裁を受けなければならない。ただし、事案が軽易なものであるとき、又は事案の意思決定と同時に起案文書を作成することが困難であるときは、この限りでない。
２ 事案の意思決定と同時に起案文書を作成することが困難である場合において、前項ただし書の規定により起案文書を作成することなく意思決定をしたときは、当該意思決定をした後、速やかに当該事案について起案文書を作成しなければならない。
３ 前２項に規定するもののほか、文書は、次に掲げる事項に留意して作成しなければならない。
(１) 事務又は事業を適正に遂行し、市政の諸活動を市民に説明する責務を果たすため、審議、検討又は協議の内容その他意思決定の過程に関する事項であって、意思決定に直接関係するものについては、文書を作成するよう努めること。
(２) 文書は、情報公開を前提として作成するものとし、個人情報等に十分配慮するほか、市民に分かりやすい形式及び表現となるよう配慮すること。
(３) 前例及び習慣にとらわれず、事務の目的及び根拠が明確になるよう、事務の流れに沿って文書を作成すること。
一部改正〔平成22年規則５号・24年21号〕
（文書の施行）
第８条 起案文書の決裁を受けたときは、速やかに文書の浄書及び照合、公印の押印（電子文書にあっては電子署名の付与）、発送その他文書の施行に関し必要な処理を行わなければならない。
一部改正〔平成24年規則21号〕
第３章 行政情報の整理、保管及び保存
（行政情報の管理）
第９条 行政情報は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出し、又は電子計算機により表示できるように保管又は保存をするとともに、事務が能率的かつ適正に行われるよう努めなければならない。
２ 行政情報の保管又は保存に当たっては、紛失、盗難、滅失その他の事故のないよう行政情報を適正に管理し、常に火災、盗難等の予防措置をとるとともに、重要な文書は、災害発生時にいつでも持ち出せるようにあらかじめ準備し、又は災害発生時の復旧に備えて適切な措置を講じなければならない。
３ 文書管理者は、課、係等の統合、廃止その他の組織の見直しが行われる場合には、その管理する行政情報について、課、係等の統合、廃止その他の組織の見直しの後においても行政情報の適正管理が行われることが確保されるよう必要な措置を講じなければならない。
一部改正〔平成22年規則５号・24年21号〕
（行政情報の保存期間）
第10条 文書管理者は、
別表第１に定める基準に従い、行政情報の保存期間を定めるものとする。ただし、次に掲げるものについては、保存期間を定めないことができる。
(１) 文書管理者が常時利用する必要があると認めるもの
(２) 一時的かつ補助的な用途に用いるもの
(３) 未完結の事務又は事業に係るもの
２ 行政情報の保存期間の区分は、次に掲げるとおりとする。ただし、法令等に保存期間の定めのある行政情報及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある行政情報の保存期間は、それぞれ当該法令等に定める期間又は時効期間とする。
(１) 永年
(２) 10年
(３) ５年
(４) ３年
(５) １年
(６) １年未満
全部改正〔平成22年規則５号〕、一部改正〔平成24年規則21号〕
（保存期間の起算日及び満了日）
第11条 行政情報は、次条第１項に規定する行政情報の分類基準に従い、次に掲げる行政情報の区分により、当該各号に定める日（以下「行政情報の完結日」という。）の属する年度ごとに管理しなければならない。ただし、暦年により管理する必要のあるものについては、暦年ごとに管理するものとする。
(１) 帳簿 当該帳簿の閉鎖の日（加除式の帳簿から除冊された帳簿にあっては、当該帳簿の除冊の日）
(２) 出納に関する行政情報 当該出納のあった日
(３) 契約に関する行政情報 当該契約期間の満了の日
(４) その他の行政情報 当該行政情報に係る事案の施行された日（１の行政情報で複数の事案が施行されたものにあっては、最後の事案が施行された日）
２ 保存期間が満了する日は、次の各号に掲げる行政情報の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める日とする。
(１) 保存期間が１年未満の行政情報 当該行政情報を職務上作成し、又は取得した日から起算して１年未満の期間内において文書管理者が職務の遂行上必要と認める期間の満了する日
(２) 保存期間が前号に掲げる保存期間以外の行政情報 行政情報の完結日の属する年度の翌年度の４月１日（暦年ごとに管理する行政情報にあっては当該行政情報の完結日の属する年の翌年の１月１日）から起算して当該保存期間が表示する期間が満了する日
追加〔平成22年規則５号〕、一部改正〔平成24年規則21号・26年51号〕
（行政情報の分類基準）
第12条 文書管理者は、行政情報（電磁的記録を除く。以下この条から第16条までにおいて同じ。）の管理に当たって、事務の性質及び内容、行政情報の保存期間、重要度、利用頻度、歴史資料等としての価値等を考慮して、系統的な行政情報の分類基準を定めるものとする。ただし、保存期間が１年未満であるものについては、この限りでない。
２ 前項の分類基準は、原則として、大分類、中分類、小分類及び個別フォルダー分類の階層構造によるものとする。
３ 文書担当課長は、第１項に規定する場合において、同種の事務を取り扱う課等が多数あるときは、当該課等における共通の行政情報の分類基準を定めることができる。
一部改正〔平成22年規則５号・24年21号〕
（行政情報の目録）
第13条 文書管理者は、行政情報の検索に資するため、前条の規定により定めた行政情報の分類基準に基づき、行政情報の目録を整備しなければならない。
２ 前項の行政情報の目録は、行政情報を適正に管理するために必要な事項を文書管理システムに登録する方法により整備するものとする。
一部改正〔平成22年規則５号・24年21号・令和５年23号〕
（行政情報の保管単位）
第14条 行政情報の保管単位は、課及び出先施設等を単位として行う。ただし、行政情報の発生量、執務室の状況等により、文書管理者が他の保管単位によることが適当と認めるときは、文書担当課長の承認を得て、係を単位として行政情報を保管することができる。
追加〔平成22年規則５号〕、一部改正〔平成24年規則21号〕
（行政情報の整理及び保管の方法）
第15条 文書管理者は、次に掲げるところにより、行政情報を整理し、及び保管しなければならない。
(１) 第12条第１項の規定により定めた分類基準によりファイリングすること。
(２) 別に定める行政情報の保管用具を用いること。
２ 行政情報は、執務中を除き、自己の手元に保管してはならない。
一部改正〔平成22年規則５号・24年21号〕
（行政情報の保存の方法）
第16条 文書管理者は、行政情報の保管期間が経過した後、保存期間が１年を超えるものを文書担当課長に引き継がなければならない。
２ 文書担当課長は、前項の規定により文書管理者から引き継いだ行政情報を次に掲げる書庫に保存期間別かつ発生年度別に配架し、保存期間が満了する日までの間、当該行政情報を適正に保存しなければならない。ただし、文書担当課長が特別な理由があると認めるものについては、文書担当課長が適当と認める書庫等において保存することができる。
(１) 本庁東館書庫
(２) 清掃リサイクルセンター21書庫
(３) みなみ福祉作業所書庫
(４) 赤堀支所書庫
(５) あずま支所書庫
(６) 境支所書庫
３ 文書担当課長（前項ただし書の規定により行政情報を保存する場合にあっては文書管理者とする。第18条第３項において同じ。）は、書庫内の行政情報の保存の状況等を定期的に調査し、必要に応じて適切な措置を講ずるものとする。
一部改正〔平成22年規則５号・24年21号・令和２年34号〕
（保存期間の延長）
第17条 文書管理者は、保存期間が満了した行政情報について、職務の遂行上必要があると認めるときは、文書担当課長の承認を得て、一定の期間を定めて当該保存期間を延長するものとする。当該延長に係る保存期間が満了した後なお職務の遂行上当該行政情報を保存する必要があると認めるときも、同様とする。
全部改正〔平成22年規則５号〕、一部改正〔平成24年規則21号〕
（行政情報の廃棄）
第18条 文書管理者は、保存期間（前条の規定により保存期間が延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下この項及び次条第１項において同じ。）が定められた行政情報（保存期間が１年未満であるもの、第10条第１項第１号及び第２号に規定するもの並びに電磁的記録を除く。以下この項から第３項までにおいて同じ。）であってその保存期間が経過したもの又は保存期間中の行政情報であって保存の必要がないと認めるものについて、廃棄の決定をしなければならない。ただし、次に掲げるものに係る行政情報については、事務手続中に保存期間が満了しても、当該事務手続が終了するまでは、廃棄してはならない。
(１) 現に監査、検査等の対象になっているもの
(２) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの
(３) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの
(４) 個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）に規定する保有個人情報の開示請求等又は
伊勢崎市情報公開条例に規定する行政情報の公開請求がなされているもの
２ 文書管理者は、前項に規定する廃棄の決定に当たっては、文書管理システムにおいて必要な措置を講じ、当該行政情報に係る個別フォルダーの名称、廃棄年月日等を明らかにしておかなければならない。
３ 文書担当課長は、前２項の規定により廃棄に係る手続を行った行政情報を適切な方法により速やかに廃棄しなければならない。
４ 文書管理者は、保存期間が１年未満である行政情報並びに第10条第１項第１号及び第２号に規定する行政情報にあっては職務の遂行上必要と認める期間の満了したものを、電磁的記録にあってはその保存期間が経過したものを適切な方法により速やかに廃棄しなければならない。
一部改正〔平成22年規則５号・24年21号・26年51号・令和５年23号〕
（歴史資料等の選別及び保存）
第19条 文書管理者は、保存期間が満了した行政情報であっても、当該行政情報が
別表第２に掲げるものであるときは、これを歴史資料等として選別し、引き続き保存するよう努めるものとする。
２ 文書担当課長は、市政の諸活動及び歴史的事実の記録である行政情報を歴史資料等として収集、選別及び保存をすることができるよう必要な措置を講じるものとする。
追加〔平成22年規則５号〕、一部改正〔平成24年規則21号〕
第４章 雑則
（調査、指導等）
第20条 文書担当課長は、文書の適正管理並びに歴史資料等の収集、選別及び保存の促進に当たって必要があると認めるときは、課における文書の管理の状況を調査し、又は文書管理者に報告を求め、若しくは改善のための指導及び助言を行うことができる。
一部改正〔平成22年規則５号〕
（その他）
第21条 この規則に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附 則
この規則は、平成21年４月１日から施行する。
附 則（平成22年３月25日規則第５号）
この規則は、平成22年４月１日から施行する。
附 則（平成24年３月30日規則第21号）
この規則は、平成24年４月１日から施行する。
附 則（平成26年３月31日規則第51号抄）
（施行期日）
１ この規則は、公布の日から施行する。
附 則（平成27年３月31日規則第15号抄）
（施行期日）
１ この規則は、平成27年４月１日から施行する。
附 則（令和２年３月30日規則第34号）
この規則は、令和２年４月１日から施行する。
附 則（令和５年３月29日規則第23号）
この規則は、令和５年４月１日から施行する。
別表第１（第10条関係）
行政情報の保存期間の基準
保存期間 | 行政情報の区分 |
永年 | １ 条例、規則その他例規に関する行政情報 ２ 審査基準、処分基準その他の法令の解釈又は運用の基準に関する行政情報 ３ 国及び県の機関からの通知等（軽微なものを除く。）に関する行政情報 ４ 市の沿革及び市史の資料となる重要な行政情報 ５ 市の廃置分合、境界変更及び町名区域の変更に関する行政情報 ６ 市の総合計画その他の市の重要な基本計画に関する行政情報 ７ 市の主要事業の内容及び進行状況に関する行政情報 ８ 儀式、行事、表彰及び渉外に関する重要な行政情報 ９ 市議会の招集、議案、会議録その他の市議会に関する重要な行政情報 10 市長及び副市長の事務の引継ぎに関する行政情報 11 職員の任免、賞罰等人事に関する重要な行政情報 12 歳入歳出予算及び決算に関する行政情報 13 市債及び借入金に関する重要な行政情報 14 保有個人情報の開示請求等及び行政情報の公開請求の審査請求に関する行政情報 15 許可、認可、承認等の有効期間が10年を超える申請等に対する行政情報 16 市議会の議決を経た契約に関する行政情報 17 市有財産及び公の施設の設置、処分等に関する行政情報 18 工事の設計、施工等に関する特に重要な行政情報 19 訴訟、和解及び不服申立てに関する行政情報 20 事業計画及びその実施に関する重要な行政情報 21 原簿、台帳等で特に重要な行政情報 22 市と私人との間の権利義務に直接関係する重要な行政情報 23 陳情、請願等に関する行政情報 24 市民の声、市長メール等に関する行政情報 25 災害の発生、処理等に関する行政情報 26 行政委員会の委員の任免に関する行政情報 27 附属機関（附属機関に準ずるものを含む。以下同じ。）の委員の構成及び任免に関する行政情報 28 附属機関への諮問並びに附属機関の答申、建議又は意見及び会議録に関する行政情報 29 パブリックコメント手続の実施及び実施結果その他の市民参加手続に関する重要な行政情報 30 調査、統計等（軽微なものを除く。）に関する行政情報 31 市が出資している法人の設立又は解散に関する行政情報 32 その他永年保存の必要がある行政情報 |
10年 | １ 軽微な国及び県の機関からの通知等に関する行政情報 ２ 課長の職にある者から部長の職にある者までの事務の引継ぎに関する行政情報 ３ 収支命令書、領収書その他証拠書類に関する行政情報 ４ 許可、認可、承認等の有効期間が５年を超え10年以下である申請等に対する行政情報 ５ 契約に関する重要な行政情報 ６ 工事の設計、施工等に関する重要な行政情報 ７ 補助金及び交付金に関する重要な行政情報 ８ 市有財産及び公の施設の管理（軽微なものを除く。）に関する行政情報 ９ 原簿、台帳等で重要な行政情報 10 軽微な調査、統計等に関する行政情報 11 その他10年保存の必要がある行政情報 |
５年 | １ 照会、回答その他往復文書に関する重要な行政情報 ２ 予算の執行に関する行政情報 ３ 官報等に関する行政情報 ４ 定例的な契約に関する行政情報 ５ 補助金及び交付金に関する軽易な行政情報 ６ 不利益処分（軽微なものを除く。）を行うための行政情報 ７ 許可、認可、承認等の有効期間が３年を超え５年以下である申請等に対する行政情報 ８ 軽微な市有財産及び公の施設の管理に関する行政情報 ９ その他５年保存の必要がある行政情報 |
３年 | １ 職員の勤務に関する命令書類に関する行政情報 ２ 文書の収受及び発送に関する行政情報 ３ 軽微な不利益処分を行うための行政情報 ４ 許可、認可、承認等の有効期間が１年を超え３年以下である申請等に対する行政情報 ５ 諸証明に関する行政情報 ６ 通知、申請、届出、報告等に関する重要な行政情報 ７ 庶務に関する行政情報 ８ 保有個人情報の開示請求等及び行政情報の公開請求に対する決定に関する行政情報 ９ その他３年保存の必要がある行政情報 |
１年 | １ 通知、申請、届出、報告等で定例的な行政情報 ２ その他１年保存の必要がある行政情報 |
１年未満 | その他の行政情報 |
全部改正〔平成22年規則５号〕、一部改正〔平成24年規則21号・27年15号・令和５年23号〕
別表第２（第19条関係）
歴史資料等の評価選別の基準
(１) 市内における時代の世相、世論等が象徴的又は特徴的に多く表れている行政情報
(２) 市内における市民生活に大きく影響を与えた犯罪、事故等に関する行政情報
(３) 市民活動又は市民の動きを特に反映している行政情報
(４) 市民に大きく影響を与えた生命、身体、健康、生活又は財産に関する行政情報
(５) 市内における重大な災害に関する行政情報
(６) 市内における自然等の環境について顕著な変化の内容を明示する行政情報
(７) 市内における画期的又は独自な活動、建造物等に関する行政情報
(８) 他の自治体に類がない本市のみで該当する行政情報
(９) 市内における史跡、伝統的な行事が行われる場所その他由緒ある土地又は建造物等に関する行政情報
(10) 市民に著しい効果があった事業の実施に関する行政情報
(11) 多額の事業費を要した市の事業の実施に関する行政情報
(12) 市内で起き、又は本市に関わりのあった政治的、経済的又は社会的に重要な儀式、行事等に関する行政情報
(13) 市の総合計画その他重要な事業計画の策定に関する行政情報（実施された計画に係る行政情報に限る。）
(14) 市の行政の管理運営上重要な行政情報
(15) 市民の意識、生活実態等に関する調査結果に関する行政情報
(16) 前各号に掲げるもののほか、市長が歴史資料等として保存する必要があると認める行政情報
追加〔平成22年規則５号〕、一部改正〔平成24年規則21号・26年51号〕