第１条　この訓令は、伊勢崎市文書管理規則（平成21年伊勢崎市規則第17号）第21条の規定に基づき、公文書に関し必要な事項を定めるものとする。

一部改正〔平成21年訓令甲４号・26年３号〕

（公文書の定義）

第２条　この訓令において「公文書」とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図面をいう。

(１)　法規文書　次に掲げるものについて作成する文書

ア　条例　地方自治法（昭和22年法律第67号）第14条及び第16条の規定に基づき、市議会の議決を経て制定し、市長が公布するもの

イ　規則　地方自治法第15条及び第16条の規定に基づき、市長が制定し、公布するもの

(２)　議案書及び専決処分書　次に掲げるものについて作成する文書

ア　議案　市長が、市議会の議決を経なければならない事件について、市議会の審議を求めるために提出するもの

イ　専決処分　地方自治法第179条第１項又は第180条第１項の規定に基づき、市長が市議会に代わってその議決すべき事件を処分するもの

(３)　公示文書　次に掲げるものについて作成する文書

ア　告示　法令、条例等の規定又は職権に基づいて処分し、又は決定した事項を一般に公示するもの

イ　公告　法令、条例等で公告する旨が規定されているもの又は告示以外で一定の事項を一般に公示するもの

(４)　令達文書　次に掲げるものについて作成する文書

ア　訓令甲　庁中一般又は特定の部課等若しくはこれらの職員に対して職務運営上の基本的事項について発する命令で公表するもの

イ　訓令乙　庁中一般又は特定の部課等若しくはこれらの職員に対して職務運営上の基本的事項について発する命令で公表しないもの

ウ　指令　個人又は団体からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をし、又は指示するもの及び職権で、これらのものに対し、特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの

エ　達　特定の職にある者が、その職務権限に基づき、又は市長の命により、個人又は団体に対し、特定の事項を一方的に指示し、又は命令するもの

(５)　争訟文書　行政不服審査法（平成26年法律第68号）又はこれを準用する他の法令の規定に基づき作成する文書及び訴状、準備書面等の訴訟に関する書面

(６)　契約文書　売買、交換、使用貸借、賃貸借、請負、委任その他契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状その他これらに類するもの

(７)　普通文書　次に掲げるものについて作成する文書

ア　照会　職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対して問い合わせるもの

イ　回答　照会又は依頼に対し、答えるもの

ウ　諮問　所轄の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの

エ　答申　諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの

オ　申請又は願　所管の機関に対し、許可、認可等の処分その他一定の行為を求めるもの

カ　進達　経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を関係機関に取り次ぐもの

キ　通知又は通報　行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの

ク　通達　特定の職にある者が、その職務権限に基づき、又は市長の命により、所属の機関に対し、職務執行上の細目、法令の解釈及び行政運用の方針等を指示し、又は命ずるもの

ケ　報告　関係機関又は委任者に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの

コ　依頼　行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を頼むもの

サ　協議　行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について相談するもの

シ　届出　一定の事項を行政機関に届け出るもの

ス　勧告　行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を申し出てある処置を勧め、又は促すもの

セ　その他　請求し、督促し、又は建議するもの

(８)　賞状、表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外のもの

一部改正〔平成20年訓令甲４号・21年４号・24年６号・28年６号〕

（用字、用語及び文体）

第３条　公文書に用いる漢字、仮名遣い、送り仮名及び外来語の表記については、別に定めるものを除き、それぞれ次に掲げるものとする。

(１)　常用漢字表（平成22年内閣告示第２号）

(２)　現代仮名遣い（昭和61年内閣告示第１号）

(３)　送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第２号）

(４)　外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）

(５)　公用文における漢字使用等について（平成22年内閣告示第１号）

(６)　法令における漢字使用等について（平成22年11月30日付け内閣法制局長官決定）

２　公文書の用語及び文体については、おおむね次の基準による。

(１)　専門用語は、なるべく用いず、易しい言葉を用いること。

(２)　外来語は、日常使われているものを用い、日常使われていない外来語を用いるときは、注釈を付けること。

(３)　古い言葉及び硬い表現を避け、日常使い慣れている言葉及び表現を用いること。

(４)　曖昧な言葉を避け、具体的な言葉を用いること。

(５)　回りくどい表現を避け、簡潔な表現を用いること。

(６)　高圧的な言葉及び表現を避け、相手の気持ちを考えた言葉及び表現を用いること。

(７)　文体は、条例、規則、議案、専決処分、告示、訓令及び契約に関する文書を除き、原則として「ます」体を用いること。

(８)　文章は、なるべく区切って短くすること。

(９)　内容に応じ、箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。

３　名宛人に付ける敬称は、原則として「様」を用いる。

一部改正〔平成22年訓令甲９号・24年６号〕

（形式）

第４条　公文書の形式については、おおむね別記様式の基準による。

（その他）

第５条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

この訓令は、平成17年１月１日から施行する。

附　則（平成20年３月28日訓令甲第４号）

この訓令は、平成20年４月１日から施行する。

附　則（平成21年３月30日訓令甲第４号）

この訓令は、平成21年４月１日から施行する。

附　則（平成22年11月30日訓令甲第９号）

この訓令は、平成22年11月30日から施行する。

附　則（平成23年３月30日訓令甲第５号抄）

（施行期日）

１　この訓令は、平成23年４月１日から施行する。

附　則（平成24年３月30日訓令甲第６号）

この訓令は、平成24年４月１日から施行する。

附　則（平成26年３月31日訓令甲第３号）

この訓令は、平成26年４月１日から施行する。

附　則（平成28年３月31日訓令甲第６号）

この訓令は、平成28年４月１日から施行する。

附　則（令和元年７月８日訓令甲第２号）

この訓令は、公表の日から施行する。

附　則（令和３年９月29日訓令甲第８号）

この訓令は、令和３年10月１日から施行する。

別記様式（第４条関係）

全部改正〔平成20年訓令甲４号〕、一部改正〔平成21年訓令甲４号・23年５号・24年６号・26年３号・28年６号・令和元年２号・３年８号〕